Tue. Mar 31st, 2020

BLAM

KEREN

Fleksibilitas dan Kecepatan Kerja? Virtual Office Solusinya!

4 min read

Sumber gambar: dialeksis.com

2,362 total views, 6 views today

Oleh: Badruzaman (Peneliti Balai Litbang Agama Makassar)

Tjahjo Kumolo, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Men PAN-RB) mengeluarkan wacana tentang fleksibilitas kerja Aparatur Sipil Negara (ASN). Ia membolehkan ASN bekerja di rumah. Hal yang terpenting adalah pekerjaan harus diselesaikan sesuai target yang telah ditentukan.

Tjahjo Kumolo menekankan adanya kecepatan penyelesaian hasil kerja, dan menurutnya, hal itu dapat dicapai apabila ASN bekerja di rumah dengan merancang target kerja yang jelas. Menteri PAN-RB akan mengujicoba fleksibilitas kerja ASN ini per 1 Januari 2020.

Wacana ini perlu diapresiasi. Salah  satu  bentuk apresiasi adalah memikirkan bentuk sistem manajemen kerja yang dapat dipakai untuk menerapkan konsep fleksibilitas dan kecepatan kerja tersebut. Perlu ada kajian tentang metode merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, dan mengevaluasi kegiatan kantor tanpa pertemuan secara fisik oleh sejumlah ASN.

Di era teknologi informatika dan komunikasi saat ini, banyak sekali produk teknologi yang dapat mendukung kebijakan fleksibilitas dan kecepatan kerja. Ponsel berbasis audio dan video, dapat difungsikan sebagai sarana untuk mengomunikasikan perencanaan kegiatan.

Email, WhatsApp, dan serupanya, dapat difungsikan untuk mengorganisir dan mendistribusikan penugasan dari pejabat unit kerja kepada staf. Demikian halnya evaluasi kegiatan.

Ada sebuah produk softwere mutakhir yang dapat dimanfaatkan untuk menerapkan kebijakan fleksibilitas dan kecepatan kerja ASN. Namanya, virtual office.

Secara etimologi, Virtual adalah suatu kata sifat yang berkaitan dengan hasil budi pekerti. Tetapi,  konsep ini dipakai untuk menamai sebuah hasil karya pikiran yang bersifat imajinatif (maya),  khususnya berkaitan perkembangan teknologi modern seperti internet. Virtual office adalah sebuah kantor di dalam internet, bukan dalam kondisi nyata.

Wadah ini memungkinkan seseorang menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan pribadi, atau bisnis tanpa harus memiliki lokasi secara fisik.

Virtual office merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pemilik virtual office dapat mengatur jalannya mekanisme kerja dan fungsi kantornya.

Sebagai sebuah kantor, sistem manajerial dapat dilakukan sebagaimana lazimnya. Namun,  pimpinan dan seluruh  pegawai tidak berada pada satu tempat. Sistem komunikasi untuk mengelola program-program kantor menggunakan produk teknologi berupa perangkat hardware dan software berbasis internet.

Ketiga jenis perangkat tersebut (hardware, software, dan internet) yang jadikan sarana untuk mengomunikasikan pengelolaan kantor, seperti komputer, laptop, ponsel, wifi, dan hotspot.

 Virtual office baru difungsikan dalam mengelola urusan bisnis. Virtual office menerapkan mekanisme bisnis. Sebuah perusahaan (serupa perusahaan induk) yang menjaring puluhan bahkan ratusan perusahaan startup (rintisan) yang tidak memiliki lokasi bisnis.

Starup

Perusahaan induk ini, yang memiliki alamat tertentu dan sarana perkantoran yang relatif lengkap, berfungsi mengomunikasikan seluruh urusan bisnis antar costumers dengan pemilik perusahaan startup yang bisa menjalankan bisnisnya di mana saja, bahkan mobile.

Kondisi ini menguntungkan perusahaan startup sebab kegiatan bisnisnya dapat berjalan dengan baik tanpa harus menyediakan lokasi dan sarana perkantoran.

Orang Amerika serikat merupakan negara awal yang menginisiasi, juga memanfaatkan virtual office sebagai wadah bisnis. Salah satu situs yang menawarkan virtual office adalah Physical Adress.com.

Situs ini memberikan lebih 20 fasilitas di antaranya: sewa virtual office yang rendah, $7.86 setiap bulan,  alamat kantor yang jelas, aplikasi jaringan Android dan iPhone, akses surat pos, penerima pesanan produk yang tidak terbatas, penyimpanan data secara digital dengan  tidak terbatas, penyimpanan virtual/digital yang gratis, dan fasilitas digital lainnya.

Regus, telah memiliki perusahaan di lebih dari 110 negara, termasuk beberapa propinsi  Indonesia, antara lain Jakarta, Bali, dan Makassar. Selain menyediakan pelayanan kantor multinasional, ruang pertemuan, dan layanan telekonferensi video, juga melayani virtual office.

Virtual office merupakan gejala bisnis yang juga sangat berkembang di Indonesia. M. Hadi Nainggolan, salah seorang penyedia virtual office di Indonesia, mengatakan, telah melayani hingga 200 ribuan penyewa virtual office.

Penyedia Co-Working Space berbasis virtual pun bermunculan, di antaranya, Graha Inspirasi, Union SpaceVoindo, vOffice, Xwork, Infiniti, dan masih banyak lainnya.

Mengapresiasi wacana Tjahjo Kumolo tentang fleksibilitas dan kecepatan kerja, dengan membolehkan ASN bekerja selain di kantor, solusi yang dapat diterapkan adalah sistem kerja yang telah lama dipraktikkan oleh penyedia virtual office.

Kalau selama ini berfungsi untuk menyediakan fasilitas jaringan bisnis kepada pelaku startup, virtual office dapat dikembangkan untuk me-manage mekanisme tugas dan fungi kenegaraan secara virtual bersama seluruh pegawai dalam satu unit kerja. Harapan Menteri PAN-RB dapat diwujudkan dengan menggunakan virtual office.

Manfaat pertama yang akan dinikmati jika virtual office digunakan adalah efisiensi sarana dan waktu. Negara tidak lagi terbebani untuk menyediakan ruang kerja (gedung beserta fasilitasnya) kepada setiap pegawai, sebab sebagian besar pegawai akan menyelesaikan tugasnya di rumah atau di mana pun ia berada.

Demikian halnya dengan efisiensi waktu, seluruh distribusi kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penugasan, dan evaluasi akan dilakukan secara online dan real-time.

Manfaat lain adalah efektifitas pengawasan. Aplikasi yang dipakai dapat dilengkapi dengan fasilitas pengontrol yang dapat merekam perkembangan kinerja seluruh pegawai sepanjang waktu kerja, tiap menit, bahkan tiap detik.

Misalnya, sistem aplikasi virtual mampu mendeteksi pegawai yang tidak berkerja online sejak pukul 07.30, bahkan mampu mengidentifikasi pegawai yang tidak melaksanakan tugas (tidak memiliki progres kerja) berdasarkan jam, menit, bahkan detik.

Kondisi terakhir (progres kerja) dapat di-sinkron-kan dengan perhitungan persentase pemotongan tunjangan kinerja (tukin). Jadi, tingkat progres kerja berimplikasi secara otomatis pada jumlah tukin yang diperoleh. Sistem kontrol ini berjalan seperti robot yang mengintai secara real-time pergerakan kinerja harian pegawai.

 Virtual office merupakan produk teknologi infomasi yang canggih. Sistem managerial digital ini dapat dimanfaatkan untuk membina dan meningkatkan kinerja dan kedisiplinan pegawai secara mandiri. Sistem pengelolaan administrasi perkantoran secara fleksibel dan cepat, seperti diwacanakan Men-PAN-RB, dapat dicapai dengan menggunakan virtual office. (*)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *